I arkivernes samlinger findes mange dokumenter, som oplyser om det offentliges administration af den private borger. Dokumenterne kaldes arkivalier, og de kan være flere hundrede år gamle. Men arkiverne modtager også dagligt nyere materiale. Det er fx kirkebøger, opgørelser over folketællinger, dokumenter fra offentlige myndigheder og private virksomheder, private regnskaber samt fotos, video- og lydbånd. Det kan også dreje sig om opbevaring af elektroniske arkivalier.
Arkivernes vigtigste opgave er at bevare historisk kildemateriale og gøre det tilgængeligt for forskningen og befolkningen.
Arkivarer systematiserer og ordner det indkomne materiale. Arkivalierne bliver arkiveret efter proveniensprincippet. Det betyder, at de bliver anbragt efter samme system, som man formoder, at de har været anbragt i under arbejdet i de forskellige institutioner.
Det hører også med til arbejdet at skrive og udgive fortegnelser, de såkaldte registraturer, over arkivernes indhold samt vejledninger i at benytte dem.
Især Statens Arkivers medarbejdere hjælper med ved planlægningen af statsadministrationernes og kommunernes journal- og kontorsystemer. Samtidig undersøger arkivarerne, hvilke dele af de nye arkiver der kan kasseres, og hvilke der skal bevares af hensyn til fremtidig forskning.
Stadsarkivarens ansvarsområde er de kommunale arkivalier, dvs. alt det, der bliver produceret i kommunen. De arbejder meget med it-arkivering og med at udarbejde strategier for fremtidige arkivering, journalisering, fremfindelse af sager til internt og eksternt brug. Arkivaren kan desuden have personale- og budgetansvar.
På arkivernes læsesale hjælper arkivarerne forskere, studerende og andre interesserede med at finde materiale om de emner, de arbejder med. De besvarer et stort antal forespørgsler udefra, også mange fra udlandet. Endelig fremskaffer arkivarerne ældre sager til brug for de institutioner og forvaltninger, som oprindeligt har afleveret arkivalierne.
Akademisk uddannede arkivarer udfører ofte også forskning som en del af deres arbejde. I Statens Arkiver og i enkelte andre institutioner bliver nogle ansat som forsker eller seniorforsker med pligt til at forske.
Arkivarer tager sig desuden af arbejdsledelse, administration og bevaringsplanlægning. På flere arkiver er ansat arkivassistenter og arkivmedhjælpere til at bistå arkivarerne i deres arbejde.
For at blive ansat som arkivar ved Statens Arkiver og ved en del andre arkiver kræves en universitetsuddannelse. Endvidere lægges der vægt på erfaring med it. I mange år har man foretrukket kandidater eller magistre med historie som fag, se humanistiske uddannelser.
Men også kandidater og magistre med samfundsvidenskabelige fag, datalogi eller informationsvidenskab kan komme i betragtning. Det kan være uddannelser fra de naturvidenskabelige uddannelser på universiteterne og de samfundsvidenskabelige uddannelser på universiteterne.
Man kan søge ansættelse som arkivar umiddelbart efter, at man har bestået sin universitetseksamen. Hvis man vil ansættes som forsker eller seniorforsker, skal man ud over sin eksamen have et videnskabeligt niveau svarende til ph.d.-niveau. Det behøver man ikke som arkivar uden forskningspligt.
Ved en del arkiver kan man blive ansat med eksamen fra andre uddannelser, fx Informationsvidenskab og kulturformidling.
