Dine opgaver som kontorfunktionær afhænger af, hvilket firma du er ansat i. Opgaverne er lidt anderledes i det private erhvervsliv end i det offentlige, og branchen spiller også ind. Der er dog en række opgaver, som ofte er ens, uanset branche og hvilken slags firma der er tale om.
Du står for megen kommunikation: skriver breve, mails og fakturaer. I mange virksomheder foregår en del korrespondance på fremmedsprog.
Du vil være ekspert i brevopstilling, retskrivning og andre spørgsmål omkring tekstbehandling.
At lave sagsbehandling omfatter indsamling og bearbejdning af oplysninger. Det sker normalt på grundlag af love, regler eller procedurer. Da meget af virksomhedens arbejde sker i forbindelse med møder i udvalg eller arbejdsgrupper, skal du udsende mødeindkaldelser, skrive referat og skaffe materiale til gruppens arbejde.
Som kontorfunktionær skal du bogføre indtægter og udgifter samt lave lønningsregnskaber og lagerregnskaber. I større virksomheder er økonomiafdelingen ofte delt op i mindre grupper, hvor medarbejderne har specialiseret sig. Der kan fx være et bogholderi, hvor bogholderiassistenter fører bogholderi og regnskab.
På offentlige kontorer bliver ind- og udgående post normalt registeret efter et system, så man senere kan finde frem til alt, hvad der er skrevet om en bestemt sag. Når en sag er behandlet, bliver den arkiveret.
Du har også mange andre opgaver som fx telefonbetjening og bestilling af varer.
En kontorfunktionær, der er ansat til at assistere en virksomheds ledelse, kaldes ofte sekretær, chefsekretær, direktionssekretær eller privatsekretær. Sekretæren for personalechefen kaldes personalesekretær.
I virksomheders marketingafdeling kan der foruden marketingmedaarbejdere og sælgere være ansat marketingsekretærer.
Skolesekretærer er ansat på skolelederens kontor på kommunale og private skoler og andre undervisningsinstitutioner.
En kursuskoordinator arbejder på en undervisningsinstitution eller skole med at holde styr på de forskellige aktiviteter, kurser, foredrag og forelæsninger. Kursuskoordinatoren sørger for, at der er lokaler, undervisere og av-midler. Arbejdet kan også omfatte salg af kurser, booking af kursister samt planlægning af undervisningsaktiviteterne, skemalægning mv.
Tasteoperatører arbejder næsten udelukkende med skriveopgaver og indtastning af data i administrative systemer. Der ansættes ikke længere så mange tasteoperatører, da disse opgaver udføres direkte af de kontorfunktionærer, der sidder med sagsbehandlingen.
