Enhver virksomhed, selskab, forening eller selvejende institution skal føre forretningsbøger af hensyn til kreditorer og offentlige myndigheder. Alle bogførte transaktioner skal være dokumenteret ved bilag, som skal opbevares i fem år.
Regnskabsmedarbejdere sikrer, at et regnskabsresultat regelmæssigt kan opgøres. Bogføring omfatter bogføringsprocessen samt bogholderisystemet, som kan være en kassebog, men i de fleste virksomheder består af et it-bogføringssystem.
Alle poster i et regnskab registreres to gange, debet- og kreditposteringer, som skal have samme størrelse for at sikre orden i bogføringen.
Regnskabsmedarbejderens løbende bogføring danner grundlag for opgørelsen af virksomhedens regnskabsmæssige årlige resultat samt aktiver, forpligtelser og egenkapital. Årsopgørelsen afleveres derefter til virksomhedens revisor.
Årsregnskabet for virksomheden består af balance, resultatopgørelse og noter om hvordan regnskabet er lavet. Årsregnskabet er den finansielle del af årsrapporten, også kaldet det eksterne regnskab, som alle aktie- og anpartsselskaber har pligt til at offentliggøre.
Den ansvarlige for regnskabet kaldes som regel bogholder eller regnskabschef. I regnskabsafdelingen kan der være indtil flere medarbejdere, regnskabsassistenter, der fx arbejder specifikt med fx salg, lønregnskab, husleje og varmeregnskab eller lignende.
En prokurist er en medarbejder i regnskabsafdelingen, der har en særlig ret (fuldmagt) til at foretage dispositioner omkring virksomhedens daglige drift.
En controller er en regnskabsmedarbejder med ansvar for styring og kontrol af en del af en organisations økonomi, fx kontrol af økonomien i en entreprenørvirksomheds enkelte byggeprojekter.
