Et projekt kan være alt lige fra en forskningsopgave til at tilrettelægge en kulturfestival, udvikle et computersystem, gennemføre en undersøgelse, realisere et byggeprojekt, producere et multimedie- eller tv-program eller udvikle nye produkter og produktionsmetoder. Alle opgaver, der kun løses én gang.
Et projektforløb omfatter typisk en dybtgående research og analyse af de behov, opgaven skal dække, en fase med konceptudvikling (udvikling og beskrivelse af en valgt idé), en udviklings- og designfase samt en produktionsfase, hvor opgaveløsningen konkretiseres og gennemføres.
Endelig afsluttes projektforløbet med en evaluering, hvor det kontrolleres, at løsningen faktisk er svaret på den stillede opgave.
Projektarbejdsformen er karakteriseret ved, at der foregår parallelle arbejdsprocesser i grupper med særlige faglige kompetencer, samt at disse grupper samarbejder og anvender sparring.
Fx arbejder designere, indholdsredaktører og teknikere samtidig på udviklingen af et it-projekt. Disse forskellige faggrupper med forskellige uddannelsesbaggrunde og forskellige produktionsmiljøer leverer input gennem hele projektforløbet.
En lang række uddannelser kan danne baggrund for et job eller funktion som projektleder. Til projekter med et specifikt fagligt indhold vil uddannelsen ofte ligge inden for fagområdet.
Projektledere kan have en samfundsfaglig uddannelse, en naturvidenskabelig uddannelse eller en teknisk videnskabelig uddannelse.
Mere generelt vil de nævnte uddannelser være relevante, ligesom kandidater med humanistiske uddannelser i bred forstand i stigende omfang ansættes i job i det private erhvervsliv, der indebærer opgaver med projektledelse.
Se mere om projektledelse inden for det grafiske og mediegrafiske område, Grafisk leder.
Projektorganisation
En projektopgave løses normalt ved at trække på faglig indsigt fra flere afdelinger i en virksomhed. Der dannes en udførende projektgruppe med medlemmer, der tilsammen har nødvendig tid og kunnen, og der udpeges en projektleder.
Ofte udpeges en medarbejder i den afdeling, der skal gennemføre projektet. Det kan være indførelse af nyt it-system eller ændringer i sagsbehandlingen. Handler projektet om ændringer i personaleorganisationen, vil man typisk udpege en projektleder fra administrationen.
Alternativt kan virksomheden engagere en specialist i projektledelse. En sådan ekstern projektleder er ansat så længe projektperioden varer. Projektlederen er leder for projektgruppen og kontakten til kunden eller opgavestilleren.
Projektlederen skal have tilstrækkelig autoritet, kompetence, tid og accept hos de involverede parter, for at opgaven kan løses tilfredsstillende. Projektorganisationen må tilpasses den konkrete opgave og kan i nogle tilfælde skifte igennem projektets forløb.
Projektledelse kræver gode samarbejdsevner, overblik og lederegenskaber. Foruden disse kompetencer har projektlederen de faglige kompetencer, som man skal have i den pågældende branche.
Projektlederens faglige indsigt ligger som regel på det generelle plan. Det kan fx være indsigt i og viden om it og internet. Derimod har projektlederen sjældent detaljeret viden om og erfaring med fx programmering i Java, C#, C++, Pascal, VB m.v.
I mange virksomheder anvendes betegnelsen projektleder om en person, der er ansat til at lede gentagne afsluttede arbejdsopgaver. Det kan være gennemførelse af undersøgelser, markedsanalyser, meningsmålinger eller lignende ensartede, men alligevel unikke opgaver.
En konceptudvikler er specialist i de indledende faser af projektarbejdet, analyse, idéudvikling og koncept og afleverer sin beskrivelse af løsningen til dem, som skal producere og realisere idéen.
Det gælder fx udvikling af tv-programmer, hvor programkonceptet sælges som færdigt produkt til tv-stationer eller produktionsselskaber.