I administrative funktioner indgår - foruden administration - udviklingsopgaver, projektarbejde, analyse og fremadrettede opgaver som strategi, oplæg, markedsføring og udvikling af nye produkter.
De akademiske administrative medarbejdere kan have specialviden inden for fx jura, økonomi og afsætning, men de kan også have viden inden for samfundsfag og politik og - ikke mindst - it. Sprogkundskaber er også vigtige, da firmaerne er i kontakt med kunder, leverandører, myndigheder m.v. i udlandet.
De administrative funktioner i den offentlige og private sektor ligner hinanden mere og mere. Kun sagsbehandlerne arbejder med forskellige opgaver, men også her er der flere fællestræk ved jobbene, end der er forskelle.
Fuldmægtig - Som fuldmægtig har man kompetence til selvstændigt at afgøre sager og træffe beslutninger.
En fuldmægtig behandler sager i det offentlige, i finanssektoren, i organisationer som fx fagforeninger og på advokatkontorer. Hvilke opgaver man som fuldmægtig kommer til at behandle, afhænger af, hvor man arbejder, og om man er ansat som specialist eller generalist.
Blandt de mest almindelige opgaver kan nævnes:
- udarbejdelse af lovforslag, bekendtgørelser, cirkulærer eller andre generelle regler
- afgørelse af spørgsmål, som medlemmer, kunder, borgere eller myndigheder forelægger
- budgetforvaltning, som omfatter udarbejdelse af bidrag til finans- og tillægsbevillingslove
- planlægning samt politiske analyser og deltagelse i internationalt samarbejde
Visse opgaver, fx planlægning af forskellig art, kræver specialistviden. Derfor er der mange steder ansat sagsbehandlere med særlig uddannelse. Det kan fx være inden for agronomi, arkitektur, biologi, ingeniør, jura eller medicin.
De sagsbehandlere, der ikke er specialister, bliver kaldt generalister. De har normalt en samfundsvidenskabelig uddannelse. En sagsbehandler har ofte et bestemt sagsområde, som han eller hun er beskæftiget med i kortere eller længere tid.
Afhængig af ansættelsessted kan akademisk administrative medarbejderes opgaver overordnet beskrives inden for følgende områder:
Intern administration
Ansættelse kan være i private virksomheder eller offentlige institutioner. Arbejdsopgaverne løses ofte i samarbejde med andre faggrupper.
Medarbejderen står typisk for indkøb, koordinering og planlægning af møder, kalenderstyring, kontakt med kunder og klienter samt sekretærbistand for ledelsen og for andre faggrupper, fx ingeniører, psykologer og socialrådgivere.
Man kan også deltage i forhandlinger samt indgåelser af aftaler med leverandører, udarbejdelse af oplæg, kursusadministration eller deltagelse i markedsføring. Disse opgaver er i nogle virksomheder suppleret med regnskab, oversættelse eller administration af databaser.
I en række kommuner arbejder akademikere med strategisk udvikling, kommunens udbud af serviceopgaver, kontrakter og forvaltning af puljemidler. Endelig arbejder nogle med efteruddannelse og kompetenceudvikling af kommunens medarbejdere.
Salg og indkøb
Salgsmedarbejder i privat virksomhed eller indkøber i kommune. Opgaverne løses ofte i samarbejde med andre faggrupper i virksomheden og med stor kontakt både eksternt til kunder og leverandører og internt til kollegaer i virksomheden.
Opgaverne har forbindelse med kundeservice, salgsarbejde, herunder tilrettelæggelse af kundebesøg. Desuden yder man administrativ support til salg, fx i forbindelse med kampagner og ved indgåelse af leveringsaftaler eller indhentning af tilbud.
I offentlige virksomheder kan der være opgaver med udbudsforretninger efter EU-regler, opfølgning, kontrol og rådgivning ved indgåelse af leverandøraftaler. Andre typiske opgaver er administrativ support ved betjening af udvalg, herunder mødeledelse.
Økonomi og regnskab internt
Ansættelse som økonomimedarbejdere i kommuner, regnskabsmedarbejdere i private virksomheder, i private eller faglige organisationer indebærer typisk bemyndigelse til at tage beslutninger, fx prioriteringer i forbindelse med budgetter og kontakt med myndigheder.
Opgaverne er typisk udarbejdelse af regnskaber og budgetter, budgetkontrol og -opfølgning (controller), statistikopgaver, bogholderi, fakturering og momsafregning samt overordnet lønadministration. Desuden kan der være støtteopgaver for ledelse og kollegaer.
Afhængig af ansættelsessted kan der desuden være opgaver i forbindelse med møder og betjening af udvalg, drift og omkostningsberegninger samt sags- og projektstyring.
Økonomi og regnskab eksternt
Det kan være som økonomimedarbejder inden for virksomhedsservice eller revision. Her arbejder de administrative medarbejdere tæt sammen med bl.a. revisorer. De administrative medarbejdere står endvidere for en del af kundekontakten.
Opgaver kan også ligge inden for skatte- og driftsregnskaber, herunder udarbejdelse af layout, desuden budgetlægning, analyser, kontakt til kunder og leverandører samt kommunikation.
Sagsbehandling i privat organisation
Ansættelse kan ske som konsulent i en faglig organisation, projektsekretær i konsulentvirksomhed eller som advokatsekretær. Der er tale om job med egne ansvarsområder og med et meget stort ansvar og stor beslutningsmyndighed.
Medarbejderen løser opgaver i forbindelse med medlemssager, juridiske sager og projekter. Desuden kan der til jobbet høre kundeservice, personaleadministration, korrespondance og administrativ support for ledelsen.
Medarbejderen kan være teamleder og ansvarlig for afdelingens drift. Han eller hun forbereder og afholder møder og har eventuelt også ansvar for budget og regnskab, indkøb, fakturering og bogføring samt undervisning og coaching af kollegaer.
Sagsbehandling i det offentlige
Ansættelsen kan være som konsulent eller sagsbehandler i en region eller en kommunes arbejdsmarkedsafdeling, teknisk forvaltning eller sagsbehandler på sygehus. De administrative støttefunktioner, som før blev udført af kontorpersonale, er nu en del af selve sagsbehandlingen.
Opgaverne løses ofte som led i et team og kan være udarbejdelse af rapporter og deltagelse i møder. Den akademiske medarbejder er fuldmægtig, det vil sige: han eller hun har bemyndigelse (fuldmagt) til at træffe beslutninger på institutionens vegne.
Man kan også vejlede, rådgive og undervise internt og eksternt i organisationen. Desuden står man for kontakt til og samarbejde med samarbejdspartnere og myndigheder, planlægger og koordinerer projekter.
I kommuner kan man være ansvarlig for administrativ support og intern service, intern arbejdsfordeling og borgerbetjening i servicebutik. Man kan også arbejde med økonomiopgaver, fx udarbejde budgetter og økonomirapporter, eller arbejde med integrationsopgaver i kommunen.
It superbruger
Arbejdsområdet findes i alle typer af virksomheder og organisationer. Jobbet er forbundet med ret stort ansvar og med mange samarbejdsrelationer til kollegaer og ledelse.
Opgaverne er typisk at installere pc'er, yde programsupport til brugerne, deltage i udviklingsprojekter, fx udvikling af it-strategier eller udvikling og implementering af nye sags- og dokumenthåndteringssystemer.
Medarbejderen kan også være ansvarlig for web-redaktion og for at gennemføre kurser og anden uddannelse af brugerne.
Ved siden af de interne opgaver kan der være styring af abonnenter, regnskabsopgaver som kasseadministration og bogholderi, forskellige registreringsopgaver eller sekretariatsopgaver.
Reception og kundeservice
Her kan være tale om medarbejdere i en større industrivirksomhed eller virksomheder inden for forretningsservice m.v. Funktionen er virksomhedens ansigt udadtil og er forbundet med et relativt stort ansvar.
Blandt opgaverne kan være håndtering af informationer fra kunder eller brugere. Desuden kan der til jobbet høre administrativ support og intern service, fx i forbindelse med tilbudsgivning, udarbejdelse af informationsmaterialer, planlægning af opgaver.
Der kan endvidere være økonomiopgaver, fx fakturering og pengeoverførsler. I nogle typer virksomheder kan servicefunktionen tillige omfatte tilrettelæggelse af arrangementer, rekvirering af håndværkere og styring af rengøring.
Blæksprutte i små virksomheder
Bliver man ansat som administrativ medarbejder i en lille privat eller offentlig virksomhed, skal man kombinere et stort antal forskellige arbejdsopgaver i løbet af dagen, der er knyttet til både intern administration, økonomistyring og eksterne samarbejdsflader (brugere, kunder, myndigheder m.v.).
Jobbet indebærer som regel et stort ansvar, da man sidder alene med de administrative opgaver. Jobbet har ofte en stor samarbejdsflade med andre faggrupper internt og eksternt.
Krav til kvalifikationer
Udover de nævnte uddannelser vil en lang række universitetsuddannelser kunne danne baggrund for ansættelse. Det gælder en række humanistiske uddannelser, samfundsvidenskabelige uddannelser samt en række videregående it-uddannelser.
Akademiske medarbejdere har ofte generalistviden om kommunikation og administration kombineret med specialistviden på en eller flere af virksomhedens arbejdsområder, fx økonomi og regnskab, erhvervsinformation, jura, markedsføring, vedligeholdelse af hjemmeside og forvaltningsindsigt.
Man skal kunne håndtere it som redskab for administration og kommunikation, kunne fungere i et team og indgå i forskellige arbejdsfællesskaber efter opgavens karakter.
Man skal kunne arbejde projektorienteret, kunne analysere og omsætte fejl til læring og forandring, dele viden og indgå i netværk og kunne tage ansvar og initiativ samt kunne sige til og fra.
Det er også almindeligt, at administratorer kan kommunikere, at de har kendskab til præsentationsteknikker, kan håndtere forskellige arbejdsopgaver sideløbende - og kan skifte fra den ene opgave til den anden med kort varsel.
De administrative medarbejdere arbejder i dag i projekter sammen med andre faggrupper.
Den administrative medarbejder skal have kendskab til virksomhedens produkter og viden om de krav, som omverdenen stiller til virksomheden og dens produkter.
Man skal have en række almene og personlige kvalifikationer: kommunikative evner, skriftligt og mundtligt, evne til at kunne planlægge og prioritere, indfølingsevne (specielt for institution), man skal være serviceminded, initiativrig og engageret, fleksibel i forhold til opgaver og arbejdsomfang, opsøgende og udadvendt.