I mange systemer er det vigtigt, at brugerne følger helt bestemte rutiner. Som administrator udarbejder du brugervejledninger og sørger evt. for, at selve systemet automatisk forhindrer forskellige former for fejlbetjening.
Systemadministratoren hjælper også nye brugere med at anvende systemet og sørger for, at de har instruktionsbøger, at de kommer på kurser osv. Desuden planlægger systemadministratoren, hvilke nye programmer eller programdele der skal indlægges, og medvirker ved indførelse af nye arbejdsrutiner og ved tilslutning af nye maskiner.
En vigtig del af systemadministratorens arbejde er at sørge for, at datasikkerheden er i orden. Systemadministratoren sørger for, at der findes sikkerhedskopier af alle data og holder øje med, at der ikke er kommet virus i systemet, eller at uvedkommende misbruger eller ødelægger data.